Анализ несоответствия результатов процесса и требований к нему

22 июля 2015 г.

Процессный подход применим к любой сфере деятельности, в его основе лежит утверждение, что процессы протекают независимо от того, описаны они или нет. Описание процесса является инструментом облегчения его понимания и оптимизации.

Соответственно при наличии расхождения между желательным протеканием процесса и его результатов на выходе с ожиданием собственно описание процесса не устранит.

В качестве основных причин возникновения такого расхождения наиболее часто называют отсутствие эффективного автоматизированного контроля за выполнением процесса и человеческий фактор.

Мировой накопленный опыт, сконцентрированный в «Лучших практиках» дает представление о некотором списке типичных причин:

–Отсутствие полной формализации процесса, организационная фрагментарность.

–Информационная фрагментарность.

–Использование бумажных носителей, многократное занесение информации с клавиатуры.

–Распространенность устной передачи информации с неизбежными искажениями.

–Отсутствие взаимосвязи контроля за исполнением процесса и оплатой труда его исполнителей.

–Избыточность одновременно с недостаточностью, дублирование и неудачный дизайн бланков, журналов и экранных страниц для информационного обмена при выполнении процесса.

Существуют некоторые типовые методы минимизации влияния и полного устранения вышеназванных причин:

–Метод минимизации устной информации. «Рациональная бюрократия» замещает устную передачу информации участниками процесса, при которой сложно определить ее своевременность, полноту и достоверность.

Устная информация имеет свойство сильно искажаться, особенно в управленческих процессах. При прохождении через два звена устная информация уже искажается на более чем 60 процентов. При увеличении количества участников процессов это ведет к большому количеству противоречий, дублирования и временных разрывов.

–Метод стандартизации и улучшения форм сбора и передачи формации особенно эффективен при снижении издержек, уменьшении времени выполнения.

В компаниях распространено отсутствие типовых форм документов и требования к сотрудникам использовать типовые формы документов. Это приводит к увеличению издержек, снижает эффективность управленческих процессов, удлиняет время прохождения информации. Стандартизация важна и подборе персонала. Появление соискателя в офисе сопровождается первичным рассмотрением его резюме. Однако в ходе собеседования заполняется стандартная форма, в которой однообразно для всех сотрудников компании отображается персональная информация. Необходимая информация фиксируется, излишняя отсеивается. Повышается качество обработки информации и, следовательно, обоснованность принятия решения.